Sorgfalt und Transparenz ist die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen einer Bewerbung verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zustehen.
Ihre Bewerbung erhält viele personenbezogene Daten, mit denen wir vertrauensvoll umgehen, um Ihre Privatsphäre zu schützen. Es wurden bei uns umfangreiche technische und betriebliche Schutzvorkehrungen getroffen, um Ihre Daten vor zufälligen oder vorsätzlichen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsverfahren werden regelmäßig überprüft und dem technologischen Fortschritt angepasst.
Sie können sich auf elektronischem Wege, insbesondere via E-Mail bei unserem Unternehmen bewerben. Ihre Angaben werden wir selbstverständlich ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung verwenden und nicht an Dritte weitergeben (Ausnahme: siehe wichtiger Hinweis). Beachten Sie bitte, dass unverschlüsselt übersandte E-Mails nicht zugriffsgeschützt übermittelt werden. Für den Versand von vertraulichen Dokumenten und Unterlagen empfehlen wir eine Verschlüsselung einzusetzen oder den Postweg zu wählen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Ihre Anforderung zur Anbahnung eines Beschäftigten-, Ausbildungs- oder Studienverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 a, b und f DS-GVO sowie § 26 BDSG.
Weitere Informationen zu Ihren Rechten als Betroffener und zu unseren Informationspflichten gemäß Artikel 13 DS-GVO finden Sie in den unten stehenden Punkten.
Wichtiger Hinweis
Da die Personalangelegenheiten für FKS IT GmbH & Co. KG von FKS Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co. KG betreut werden, wird Ihre Bewerbung dort gesichtet und im Bedarfsfall an den entsprechenden Ansprechpartner bei FKS IT weitergeleitet. Ihre Bewerbung senden Sie bitte an FKS in Hamburg per Mail an Bewerbung@fks.de oder per Post, da von dort aus die Personalangelegenheiten betreut werden. Mit der Übermittlung Ihrer Daten an die FKS IT stimmen Sie der Datenübermittlung an die FKS Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co. KG ausdrücklich zu. Sie können sich auf elektronischem Wege, insbesondere via E-Mail unter Bewerbung@fks.de bei unserem Unternehmen bewerben. Ihre Angaben werden wir selbstverständlich ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung verwenden. Beachten Sie bitte, dass unverschlüsselt übersandte E-Mails nicht zugriffsgeschützt übermittelt werden. Für den Versand von vertraulichen Dokumenten und Unterlagen empfehlen wir eine Verschlüsselung einzusetzen oder den Postweg zu wählen.
VERANTWORTLICHER FÜR DIE DATENVERARBEITUNG
Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist die
FKS IT GmbH & Co. KG
Schwarzer Weg 8
22309 Hamburg
Telefon +49 40 63705-800
info@fks-it.de
Persönlich haftende Gesellschafterin: FKS IT Verwaltungs-GmbH
Registergericht: Hamburg HRB 77274
Vertretungsberechtigte Geschäftsführer:
Wolfgang Rocker
Christian Schroeder
KONTAKTMÖGLICHKEIT DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN
Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Daher möchten wir Ihnen jederzeit Rede und Antwort bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen. Wenn Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte jederzeit an unsere Datenschutzkoordinatoren für allgemeine Fragen unter Datenschutz(at)fks-it.de, für die Datenschutzbeauftragten direkt nutzen Sie bitte die dsb(at)fks-it.de. Alternativ erreichen Sie das Team unter unserer Postadresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragte“.
FÜR WELCHE ZWECKE VERARBEITEN WIR IHRE DATEN UND AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten über Sie für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei § 26 Abs. 1 BDSG. Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO, das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten speichern möchten, um Sie bei künftigen für Sie in Frage kommenden Stellen zu berücksichtigen, holen wir dafür Ihre Einwilligung nach Art 6 Abs. 1 a DS-GVO ein.
Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
WELCHE QUELLEN HABEN IHRE DATEN?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten über Sie für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis. Die Daten erhalten wir zum einen direkt von Ihnen zum andern aus Jobbörsen, denen auf denen Sie unsere Anzeigen gefunden haben.
AN WEN WERDEN IHRE DATEN WEITERGEGEBEN?
Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Ziff. 3 dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Im Übrigen werden personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DS-GVO verarbeitet, dies insbesondere durch Hostprovider oder Anbieter von Bewerbermanagementsystemen.
Wir verwenden darüber hinaus Microsoft Sharepoint Online für die interne Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess. Das Unternehmen Microsoft ist ausführender Auftragsverarbeiter für den Cloud-Dienst.
WERDEN IHRE DATEN AN LÄNDER AUßERHALB DER EUROPÄISCHEN UNION (SOG. DRITTLÄNDER) ÜBERMITTELT?
Für die Durchführung des Bewerbungsprozesses nutzen wir Sharepoint Online der Firma Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, US
Wir nutzen das Unternehmen Microsoft als ausführenden Auftragsverarbeiter für die Anwendung. Sharepoint Online ist ein Cloud-Dienst, der von einem amerikanischen Anbieter erbracht wird. Bei den USA handelt es sich um ein Drittland außerhalb der Europäischen Union. Mit Microsoft wurden EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Die Inhalte dieser Klauseln decken die Anforderungen aus Art. 28 DS-GVO zu Mindestanforderungen an Verträge zur Auftragsverarbeitung ab. Microsoft unterliegt dem US Cloud Act, welcher amerikanischen Strafverfolgungsbehörden die Möglichkeit eröffnet auch dann auf gespeicherte Daten zuzugreifen, wenn die Speicherung außerhalb der Vereinigten Staaten von Amerika erfolgt. Microsoft behält sich vor, zu “legitimen Geschäftstätigkeiten“ personenbezogene Daten der Kunden (alle personenbezogenen Daten einschließlich Text-, Ton-, Video- oder Bilddateien) als unabhängiger Verantwortlicher zu nutzen. Microsoft kann gemäß den abgeschlossenen Verträgen Unterauftragsverarbeiter beauftragen, Dienstleistungen im Namen von Microsoft zu erbringen. Bei der Beauftragung eines Unterauftragsverarbeiters stellt Microsoft durch einen schriftlichen Vertrag sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter auf Kundendaten oder personenbezogene Daten zugreifen und diese nur für die Erbringung der Dienstleistungen nutzen darf, für die Microsoft sie gespeichert hat und sie nicht für andere Zwecke zu nutzen.
Microsoft behält sich vor, die oben genannten personenbezogenen Daten in ca. 35 Länder weltweit an ca. 150 Unterauftragsverarbeiter zu übermitteln und dort verarbeiten zu lassen. Sämtliche Übermittlungen personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation unterliegen laut Microsoft angemessenen Absicherungen, wie sie in Art. 46 DS-GVO beschrieben sind.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung und Hinweise zum Datenschutz durch Microsoft finden Sie im MS Trust Center und der MS Datenschutzerklärung
WIE LANGE WERDEN IHRE DATEN GESPEICHERT?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies über die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Dabei werden die Bewerbungsunterlagen sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist. Beruht die Speicherung auf Ihrer Einwilligung, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten so lange, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
Ihre personenbezogenen Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens sofort gelöscht, bzw. nach maximal 6 Monaten, sofern Sie uns nicht ausdrücklich Ihre Einwilligung für eine längere Speicherung Ihrer Daten erteilt haben oder es zu einem Vertragsschluss gekommen ist.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Ihre Anforderung zur Anbahnung eines Beschäftigten-, Ausbildungs- oder Studienverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 a, b und f DS-GVO sowie § 26 BDSG.
INWIEWEIT GIBT ES EINE AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG?
Zu Begründung und Durchführung des Bewerbungsverfahrens nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollte sich an dem Vorgehen etwas ändern, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
FINDET EIN PROFILING STATT?
Wir nutzen grundsätzlich kein Profiling. Sollte sich an dem Vorgehen etwas ändern, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
BESTEHT EINE PFLICHT ZUR BEREITSTELLUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN?
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für einen Vertragsabschluss über ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingehen.
ALLGEMEINE RECHTE
Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO, das Recht auf Wiederspruch nach Art. 21 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO i. V. m. §19 BDSG.
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten.
INFORMATIONEN ÜBER IHR WIDERSPRUCHSRECHT NACH ART. 21 DS-GVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO (Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.
Empfänger eines Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse erfolgen und sollte gerichtet werden an:
FKS IT GmbH & Co. KG
Schwarzer Weg 8
22309 Hamburg
Deutschland
Telefon: +49 40 63705-800
E-Mail: Datenschutz(at)fks-it.de
ÄNDERUNGEN DIESER INFORMATIONEN
Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und sich rechtzeitig über die Änderungen informieren.